Работа в условиях меняющихся нормативных требований в отношении закупок

Дилемма соответствия нормативным требованиям: финансовые отделы, GDPR и многое другое

Инновации, включая автоматизацию и искусственный интеллект, довольно быстро внедряются в работу финансовых отделов, где традиционно преобладают аналоговые процессы. Меняется не только технологичность отдела, но и применимые к его работе нормативные требования, и в таких условиях компании может быть трудно выполнять цифровизацию в высоком темпе.

В мире финансов нормативные требования обычно представлены в виде внутренних политик и предписаний, которые необходимы каждой компании для должного управления бюджетом. Однако в наши дни растет число внешних нормативных документов, требованиям которых компании должны соответствовать. Среди этих документов можно выделить Акт о защите персональных данных (GDPR) и другие нормативно-правовые акты в отношении взяточничества, современного рабства и обязанности предоставления отчетов об условиях оплаты — соответствие их требованиям является непростой задачей для отделов финансов и закупок.

Сложностью для финансовых отделов в любых отраслях являются изменения в законодательстве и вступление в силу новых регулирующих цифровое пространство требований, таких как GDPR; в то время как эти отделы зачастую работают с традиционными бумажными документами и процессами. 66%[1] специалистов по финансам утверждают, что они больше доверяют бумажным документам, чем сотрудники других бизнес-подразделений.

Но вне зависимости от того, насколько автоматизирована работа финансового отдела, эффективная закупка товаров и услуг является неотъемлемой частью работы любого бизнеса. Поэтому нормативные акты не могут и не должны становиться препятствием для этого процесса. Они должны сделать процесс закупок безопаснее и обеспечить защиту всех вовлеченных в него сторон.

Трехстороннее решение

Современный процесс закупок уже далеко не так прямолинеен и прост, как раньше. Впрочем, принципы эффективных закупок все еще можно представить в виде трехэтапного процесса. В рамках этого процесса, который обеспечивает точное выполнение платежа группой по работе со счетами или финансовым отделом, тщательно рассматриваются три основных документа, участвующих в процессе закупки, а затем демонстрируется общая последовательность учета и выявляются различные несоответствия, которые могут привести к излишним расходам или оплате товаров или услуг, которые не были предоставлены.

Процесс трехсторонней сверки счетов — это сопоставление информации в заказе на поставку, приходной накладной и счете на оплату. Ручная сверка может быть довольно трудоемкой процедурой, и именно поэтому многие компании решают автоматизировать этот процесс, чтобы сократить количество задач по администрированию в отделе по работе со счетами, а также обеспечить приток ценных сведений о поставщиках и сравнить цены.