Где Ваши сотрудники хранят документы и каким образом осуществляют их поиск?
Структура папок Windows хороша и логична, однако она по-разному эксплуатируется пользователями в зависимости от их личных предпочтений;
В ящиках электронной почты присутствует та же персонализированная структура папок, которая зачастую отличается от принятой для Windows;
Физические шкафы для хранения документов. Они могут быть персональными, а также организованными специально для отделов или компании целиком. Даже в последнем случае их структура может различаться в зависимости от предпочтений использующих их сотрудников или подразделений;
USB-накопители, которые мы можем использовать для хранения персональных резервных копий или отправки документов различным адресатам.
Нередко задействуются все четыре типа хранилищ, каждый из которых содержит часть данных – обновлённых или устаревших. В результате Ваши документы оказываются подвержены риску утери, несанкционированного доступа, хищения и уничтожения.
Существует два источника проблемы:
Иерархическая древовидная структура. Несмотря на чёткость и логичность хранения документов, каждая иерархия уникальна, поскольку пользователи выполняют различные задания и мыслят по-разному. Когда системы разрастаются и в них начинает поступать информация от нескольких пользователей, это становится серьёзной проблемой;
Пользователи дублируют документы, чтобы иметь копию в структуре каждого хранилища, будь то электронная почта, локальный жёсткий диск, сетевой дисковый накопитель или USB-устройство. В таких обстоятельствах затруднительно отследить новейшую версию.
Выходом из положения может стать отказ от иерархической древовидной структуры. Вместо обращения к ней мы должны руководствоваться двумя соображениями:
тип, к которому принадлежит документ;
тип ярлыка, которым Вы бы хотели пометить документ в целях его идентификации.
К примеру, если Вы хотите сохранить контракт, можно пометить его непосредственно на дисплее многофункционального устройства перед сохранением в системе управления документооборотом Therefore. Аналогичным образом маркировку документа можно выполнить практически в любом приложении для настольного ПК. Ярлыки являются эффективной заменой для иерархической структуры любого типа. Поскольку извлечь документ из центрального хранилища может любой пользователь с правами доступа, отпадает необходимость в дублировании. Теперь появилось единственное место для хранения, поиска, распространения и защиты документов. В этом и заключается совершенство системы управления документооборотом, однако у неё есть и другие преимущества.
Данная система предлагает следующие возможности:
управление процессами документооборота;
архивирование сообщений электронной почты;
пакетное сканирование;
защита документов;
автоматическое извлечение документов из информационных систем;
